Деньги под контролем: баланс учеников, долги и доход

1. Начните со ставки

Вся финансовая картина в TeacherPlanner строится от ставки в карточке ученика. Ставка — это цена за длительность занятия, а не за час: 1 500 ₽ за 60 минут или 1 000 ₽ за 45 минут.

Из ставки платформа считает стоимость каждого занятия по его длительности. Ученик занимается 90 минут при ставке 1 500 ₽ за час — занятие будет стоить 2 250 ₽. Поменяли ставку — новые занятия посчитаются по новой цене.

Совет. Если ученик пришёл через агрегатор или школу, которая берёт процент, укажите это в поле «Комиссия» в карточке ученика: в «Финансах» будет видно, сколько уходит на привлечение учеников.

2. Принимайте предоплату на баланс

Как работает баланс? Ученик заплатил — Вы вносите оплату: в карточке ученика кнопка «Оплата» или просто нажмите на баланс в списке учеников. Баланс пополняется, а после каждого проведённого занятия его стоимость списывается автоматически.

Так удобно работать с абонементами: ученик оплатил месяц вперёд — Вы внесли сумму один раз, и платформа сама подскажет, на сколько занятий её хватит. В списке учеников рядом с балансом видно, сколько занятий уже оплачено, — и Вы точно знаете, когда пора напомнить об оплате следующего месяца.

Совет. Ученик занимается двумя предметами? Кошелёк у него общий: оплата по математике покроет и занятия по физике, а история операций показывает все движения сразу.

3. Напоминайте о долгах без неловкости

Отрицательный баланс значит, что за часть занятий ученик ещё не заплатил. В списке учеников он сразу выделен красным — не нужно пролистывать переводы и сличать банковские выписки.

Напоминать о деньгах неловко? Рядом с отрицательным балансом есть колокольчик. Нажмите на него, напишите пару слов — сумма долга подставится сама — и отправьте. Ученик или родитель получит уведомление, а Вам не придётся подбирать слова в мессенджере. Удачную формулировку можно сохранить как шаблон.

4. Учитывайте доходы и расходы

Все оплаты учеников собираются в разделе «Финансы»: доход за период, средний чек, рабочие часы и график заработка по месяцам или неделям.

Кроме учёта доходов, репетитор должен учитывать и свои расходы: налоги, комиссии агрегаторов, рекламу, оборудование, откладывание денег на летний спад. Добавляйте их кнопкой «+ Расход». Именно разница между доходами и расходами показывает, насколько успешна Ваша работа в отношении финансов.

Получили деньги не от ученика — например, за проверку работ или вебинар? Это «+ Доход» без привязки к ученику. Занимаетесь с учениками из разных стран? Каждый ученик платит в своей валюте, и финансы не смешивают рубли с долларами.

Совет. На графике заработка рядом с фактическим доходом стоит потенциальный — сколько Вы получите по текущему расписанию, если все занятия состоятся.

5. Анализируйте учеников

Кроме бухгалтерского учёта, цифровизация даёт доступ к анализу Ваших учеников. В «Финансах» есть «Финансовый анализ ученика»: выберите ученика и период — и увидите, сколько Вы заработали, сколько занятий запланировано, планируемую выручку, количество отменённых занятий, коэффициент отмен и упущенную выручку.

Зачем это нужно? Чтобы понять, какой ученик приносит стабильный доход, а какой постоянно отменяет занятия и обходится Вам дороже, чем кажется. Выберите второго ученика для сравнительного анализа — и разница будет видна на графике.