Расписание без путаницы: переносы, отмены и отпуск
Как держать расписание в порядке, когда ученики переносят, болеют и уезжают на каникулы, — и не терять на этом деньги.
Обновлено · 10 минут чтения
- Задайте регулярное расписание
- Переносите занятия перетаскиванием
- Отменяйте занятия со штрафом или без
- Уходите в отпуск в пару кликов
- Меняйте расписание целиком
- Доверьте напоминания платформе
Расписание репетитора никогда не стоит на месте. Один ученик просит перенести занятие на четверг, второй заболел, третий уезжает на каникулы на две недели. Каждое такое изменение — это не только новая клеточка в тетради, но и деньги: перенесённое занятие нужно не забыть провести, а отменённое в последний момент — не забыть оплатить.
Сами понимаете, что на десятом переносе за месяц тетрадь перестаёт справляться. Давайте разберём, как вести расписание в TeacherPlanner, чтобы оно всегда было актуальным, а ученики узнавали об изменениях без Вашего участия.
1. Задайте регулярное расписание
Большинство учеников занимаются по постоянному графику, поэтому не нужно создавать каждое занятие вручную. В «Календаре» нажмите «+ Занятие», выберите ученика и вкладку «Регулярные занятия».
Отметьте дни недели — например, понедельник и четверг, — и для каждого дня своё время. Выберите, как часто повторять: каждую неделю или через неделю, — и укажите дату первого занятия и до какой даты повторять. Платформа сама расставит все занятия до конца периода.
Режим «через неделю» удобен, когда у ученика два предмета: математика в одну неделю, физика — в другую. Дата первого занятия задаёт, с какой недели начинается серия, так что предметы не налезут друг на друга.
Совет. Ставка и длительность занятия берутся из карточки ученика: занятие с 16:00 до 17:30 при ставке 1 500 ₽ за час будет стоить 2 250 ₽.
2. Переносите занятия перетаскиванием
Ученик попросил перенести занятие? Откройте календарь на неделю и просто перетащите занятие на другой день и время. Отпустили — перенос сохранён.
Нужна другая неделя? Нажмите на занятие и выберите «Перенести занятие»: в окне укажите новую дату и время.
А что с деньгами? Если занятие уже было проведено и списано, а Вы переносите его на будущее, стоимость вернётся на баланс ученика и спишется заново, когда занятие пройдёт. Пересчитывать вручную ничего не нужно.
Совет. Перенесённое занятие становится разовым: остальные занятия серии остаются на своих местах.
3. Отменяйте занятия со штрафом или без
Отмена в последний момент — одна из главных статей потерь репетитора. Время уже забронировано, другого ученика на него не поставить, а занятие не состоялось.
Нажмите на занятие в календаре и выберите «Отменить занятие». В окне «Отмена занятия» есть поле «Депозит за отмену»: если по Вашим правилам поздняя отмена платная, укажите сумму — она спишется с баланса ученика. Бесплатная отмена? Оставьте поле пустым.
Если отменить уже проведённое занятие, списанные за него деньги вернутся на баланс ученика.
Совет. Правила отмены лучше обсудить с учеником и родителями заранее — например, бесплатно не позже чем за сутки. Тогда «Депозит за отмену» не станет для них сюрпризом.
4. Уходите в отпуск в пару кликов
Каникулы, отпуск, больничный — когда нужно отменить сразу много занятий, не открывайте каждое по очереди. В календаре нажмите «Выбрать» и отметьте занятия или целые дни: внизу появится плашка с количеством выбранных.
Нажмите «Отменить» — ученики получат уведомление, а за уже списанные занятия деньги вернутся на баланс. Если занятия нужно убрать совсем, есть кнопка «Удалить».
5. Меняйте расписание целиком
Ученик сменил график в школе и теперь может заниматься не по вторникам, а по средам? Переносить каждое занятие не нужно. Нажмите на любое занятие серии и выберите «Настройка расписания»: поменяйте дни и время — будущие занятия перестроятся, а прошедшие останутся в истории.
Ученик закончил заниматься? Перенесите его в архив: будущих занятий не будет, а история занятий и оплат сохранится.
6. Доверьте напоминания платформе
Сколько раз Вы писали ученику «не забудь, у нас сегодня в шесть»? При создании занятия включено «Напоминать о занятии» — выберите, за 5, 10 или 15 минут. Напоминание придёт ученику в Telegram, VK или push-уведомлением, если он подключил уведомления.
У каждого ученика свой часовой пояс в карточке: ученик из Новосибирска увидит занятие по своему времени, а Вы — по своему. И ещё одна деталь: уведомления, которые не связаны с временем занятия, ночью ученику не приходят — платформа придерживает их до утра.
Упражнение для тренировки
Откройте календарь на следующий месяц и проверьте, у всех ли учеников внесено регулярное расписание. Затем отметьте в календаре ближайшие каникулы через «Выбрать» — и посмотрите, сколько занятий и денег выпадает на этот период. Так Вы заранее увидите сезонную просадку.
Частые вопросы
Как поставить занятия через неделю?
При создании регулярных занятий выберите «Через неделю» и дату первого занятия — с неё начнётся серия. Так удобно чередовать два предмета одного ученика: один на чётных неделях, другой на нечётных.
Что будет с деньгами, если перенести уже проведённое занятие?
Если занятие переносится на будущее, списанная стоимость вернётся на баланс ученика и спишется снова, когда занятие пройдёт. Если Вы просто поправили дату или длительность прошедшего занятия, оно останется проведённым, а пересчитается только разница в цене.
Как отменить занятия на время отпуска или каникул?
В календаре нажмите «Выбрать», отметьте занятия или целые дни и нажмите «Отменить». Ученики получат уведомление, а за уже списанные занятия деньги вернутся на баланс.
Расписание, которое живёт само: переносы — перетаскиванием, отпуск — в пару кликов, а ученики узнают об изменениях из уведомлений. Остались вопросы? Загляните в «Вопросы и ответы» или напишите в чат поддержки.